Autor: Monika Lopata Opublikowano: 1 października 2018

Rola farmaceutów szpitalnych w postępowaniach przetargowych cz. 4

Artykuł pochodzi z serwisu
Wzór umowy przetargowej jest wg powszechnej praktyki integralną częścią dokumentacji przygotowywanej na potrzeby przeprowadzenia postępowania przetargowego. W związku z tym do ogłoszonej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia najczęściej zostaje dołączony dokument, który stanowi wzór umowy lub jest zapisem istotnych postanowień, które znajdą się w umowie podpisywanej z oferentem/oferentami po rozstrzygnięciu prowadzonego postępowania.

Wzór umowy przetargowej przygotowanej do postępowania przetargowego

Zapisy i postanowienia znajdujące się w umowach będą determinować i określać szczegółowe warunki współpracy z dostawcami. Przedmiotem umów przetargowych związanych z produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi jest najczęściej ich sukcesywny zakup i dostawa. W tym procesie duża rolę odgrywają farmaceuci szpitalni, którzy są zobligowani do realizacji zapotrzebowania szpitala na produkty lecznicze i wyroby medyczne właśnie w oparciu o podpisane umowy. Doświadczenie farmaceutów zdobywane w codziennej praktyce może zatem okazać się bardzo przydatne przy tworzeniu zapisów umowy przetargowej.

Postanowienia umowy, a realizacja zamówień na produkty lecznicze i wyroby medyczne

Spośród licznych postanowień znajdujących się we wzorze umowy przetargowej niektóre są szczególnie istotne dla późniejszej płynnej i skutecznej realizacji dostaw leków i wyrobów medycznych do Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej, a tym samym do szpitala. Dla zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa pacjenta i zapewnienia ciągłości terapii jednymi z najważniejszych są zapisy związane z terminowością realizowanych dostaw. Warto zadbać o umieszczenie w umowie przetargowej postanowień, które będą określać czas realizacji standardowej dostawy. Bardzo często w odniesieniu do rutynowo wysyłanych zamówień wymagany czas realizacji dostawy nie przekracza 48 h od momentu wysłania zamówienia. Zdarza się, że czas ten jest definiowany nawet na 24 h. Jednocześnie też w umowie przetargowej mogą znajdować się zapisy, które pozwalają na realizację dostaw pilnych „cito”. W tym wypadku często wymagany czas dostawy dla takich zamówień jest określany np. na 6 h. Szybkie reagowanie na potrzeby zgłaszane przez lekarzy i wczesne rozpoczęcie terapii, która ratuje zdrowie i życie pacjentów są w dużej mierze uzależnione od możliwości sprawnej realizacji zamówienia, które jest zdefiniowane m.in. właśnie w umowach przetargowych. Terminowe dostawy w oparciu o zapisy umowy pozwalają nie tylko na płynną realizację zapotrzebowania oddziałów/klinik szpitala, ale także na poprawne zarządzanie stanem magazynowym Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej. Ponadto pomagają odpowiednio planować dostawy i związane z nimi koszty, które mogą być realizowane w ramach przydzielonego limitu.

“Terminowe dostawy w oparciu o zapisy umowy pozwalają nie tylko na płynną realizację zapotrzebowania oddziałów/klinik szpitala, ale także na poprawne zarządzanie stanem magazynowym Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej.”

Podstawą prowadzenia właściwej gospodarki magazynowej w Aptece Szpitalnej/Dziale Farmacji Szpitalnej jest m.in. weryfikacja poprawności przyjmowanej dostawy z dokumentami zakupu i przesłanym zamówieniem. W związku z tym w postanowieniach umowy przetargowej mogą zostać zawarte także informacje odnoszące się do sposobu postępowania w przypadku wystąpienia niezgodności i konieczności zgłoszenia reklamacji. Najczęściej zapisy umowy odnoszą się wówczas do terminów zgłoszenia i rozpatrzenia reklamacji oraz sposobu przekazywania informacji o występujących w dostawie niezgodnościach. W tym celu często też w umowie umieszczone zostają dane kontaktowe przeznaczone do komunikacji związanej z reklamacją. Zdefiniowanie warunków współpracy w temacie reklamacji wydaje się być kluczowe dla szybkiego rozwiązywania problemów w odniesieniu do realizowanych dostaw.

Poza określeniem terminów dostawy oraz opisaniem procesu reklamacyjnego umowa przetargowa powinna także definiować sposób postępowania w przypadku, gdy dostawca z różnych przyczyn nie może zrealizować zamówienia na asortyment będący przedmiotem umowy. Często w takich sytuacjach szpitale mają możliwość obciążenia dostawcy karą umowną związaną z powstałym opóźnieniem. Kara stanowi wówczas część wartości niezrealizowanego zamówienia, a jej wysokość może być różna i definiowana indywidualnie przez szpitale. Poza tym w umowach przetargowych pojawiają się także zapisy, które w przypadku niezrealizowania zamówienia pozwalają farmaceutom na dokonanie zamówienia u innego dostawcy. Wówczas jeśli dostarczone od innego dostawcy produkty są droższe, to różnicą poniesionych kosztów zostaje obciążony dostawca, z którym została podpisana umowa przetargowa. Alternatywnym postępowaniem w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zamówienia może być także realizacja dostawy na produkt będący produktem równoważnym. W tym zakresie często warunkiem dokonania takiej zamiany przez dostawcę jest wyrażenie zgody przez osoby do tego upoważnione w Aptece Szpitalnej/Dziale Farmacji Szpitalnej.

“w umowach przetargowych pojawiają się także zapisy, które w przypadku niezrealizowania zamówienia pozwalają farmaceutom na dokonanie zamówienia u innego dostawcy”

Okresowo pojawiające się braki leków na rynku farmaceutycznym stanowią duże utrudnienie dla efektywnej pracy Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej. Konieczność rozwiązywania problemów związanych z brakami wybranych produktów jest dla farmaceutów szpitalnych zajęciem bardzo czasochłonnym. Warto w zapisach umowy szczegółowo ustalić sposób postępowania w przypadku wspomnianych trudności. Umowne postanowienia w tym obszarze, które są dostosowane do potrzeb i specyfiki szpitala, pozwalają farmaceutom na bardziej efektywne działanie w zakresie pozyskiwania produktów, których dotyczą pojawiające się okresowo braki.

Farmaceuci szpitalni w tworzeniu umowy przetargowej

Podobnie jak w przypadku innych aktywności związanych z przygotowaniem postępowania przetargowego, także i w tym wypadku udział i zaangażowanie farmaceutów szpitalnych w powstawanie wzoru umowy przetargowej będzie zależało od wewnętrznych procedur i organizacji pracy w szpitalu. Niewątpliwie doświadczenie we współpracy z zewnętrznymi dostawcami pozwala farmaceutom na bardzo precyzyjne zdefiniowanie potrzeb szpitala w zakresie realizacji zamówień. W niektórych szpitalach farmaceuci w porozumieniu z jednostkami odpowiedzialnymi za przygotowanie postępowania przetargowego od strony formalno-prawnej biorą aktywny udział w powstawaniu wzoru umowy przetargowej. Poza tym angażują się w aktualizację obowiązujących umów w oparciu o dynamikę zmian zachodzących w szpitalu i jego specyfikę. Analogicznie do wielu innych zadań, w które mogą zostać włączeni na etapie przygotowania postępowania przetargowego, także i w tym wypadku ich spostrzeżenia i doświadczenie mogą być niezwykle cenne dla późniejszej realizacji podpisanej umowy.

Artykuł Rola farmaceutów szpitalnych w postępowaniach przetargowych cz. 4 pochodzi z serwisu aptekaszpitalna.pl

Przejdź do dyskusji w serwisie

Szanowni Państwo,

Pragniemy poinformować, że z dniem 25.05.2018 r. w życie weszły przepisy europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), które nakładają na nas obowiązek dostosowania zasad świadczenia usług do nowych regulacji.

Zmianie uległy przepisy, na podstawie których przetwarzane będą dane osobowe w Serwisach prowadzonych przez farmacja.net sp. z o. o.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.U.UE.L.2016.119.1) (dalej „RODO”) informujemy, iż:

  1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest farmacja.net spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Józefowie, adres: Piaskowa 52, 05-420 wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000467979, REGON 146752729, NIP: 797-205-17-73 (dalej „Administrator”);
  2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

    1. realizacji usług świadczonych przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 pkt b) RODO (w celu wykonania umowy),

    2. przesyłania wiadomości marketingowych produktów i usług własnych przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 pkt f) RODO (prawny interes Administratora),

    3. wysyłania informacji handlowych przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a) RODO (zgoda udzielona Administratorowi przez osobę, której dane dotyczą), (jeżeli zgoda została wyrażona przez Panią/Pana),

    4. wykonywanie połączeń telefonicznych w celu marketingu bezpośredniego za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a) RODO (zgoda udzielona Administratorowi przez osobę, której dane dotyczą), (jeżeli zgoda została wyrażona przez Panią/Pana)

  1. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą podmioty zewnętrzne przetwarzające dane w imieniu Administratora na podstawie umów powierzenia (np. hostingodawca).

  2. Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do Google LLC w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, którymi są standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską.

  3. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji usług świadczonych przez Administratora oraz przez okres wynikający z przedawnienia roszczeń, praw konsumenta, prowadzenia księgowości czy innych uprawnień w tym zakresie;

  4. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Administratora, przysługują Pani/Panu określone uprawnienia:

  1. ma Pani/Pan prawo do informacji, jakie dane osobowe dotyczące Pani/Pana przetwarzane są przez Administratora oraz do otrzymania kopii tych danych (tzw. prawo dostępu). Wydanie pierwszej kopii danych jest darmowe, za kolejne Administrator może naliczyć opłatę;

  2. jeżeli przetwarzane dane staną się nieaktualne lub niekompletne (lub w inny sposób niepoprawne) ma Pani/Pan prawo zażądać ich sprostowania;

  3. w pewnych sytuacjach może Pani/Pan zwrócić się do Administratora o usunięcie swoich danych osobowych, tj. kiedy dane przestaną być potrzebne Administratorowi do celów, o których Panią/Pana informował; kiedy cofnie Pani/Pan zgodę na przetwarzanie danych (o ile Administrator nie ma prawa przetwarzać danych na innej podstawie prawnej); jeżeli do przetwarzania doszłoby niezgodnie z prawem; albo jeśli konieczność usunięcia danych wynika z obowiązku prawnego Administratora;

  4. w przypadku, gdy Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez Administratora na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie albo w celu wykonania umowy zawartej z Administratorem, ma Pani/Pan prawo przenieść swoje dane do innego administratora;

  5. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe m.in. w celu prowadzenia działań marketingowych dotyczących jego produktów i usług. Podstawą takiego przetwarzania jest tzw. „prawnie uzasadniony interes administratora”. W przypadku takiego przetwarzania ma Pani/Pan możliwość wyrażenia sprzeciwu. W konsekwencji Administrator przestanie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w opisanym wyżej celu;

  6. aby przetwarzać dane w niektórych celach związanych ze swoją działalnością Administrator poprosił Pani/Pana o zgodę. Zgoda ta może być w dowolnym momencie cofnięta w wiadomości mailowej wysłanej do Administratora. Będzie to miało ten skutek, że przetwarzanie, które dokonane zostało przed cofnięciem zgody nie przestanie być zgodne z prawem, natomiast po cofnięciu zgody Administrator nie będzie przetwarzał danych w celach, dla których zgoda była wyrażona;

  7. jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzane dane osobowe są nieprawidłowe, przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub Administrator nie potrzebuje już określonych danych albo kiedy wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania, może Pani/Pan także zażądać, aby przez określony, potrzebny czas (np. sprawdzenia poprawności danych lub dochodzenia roszczeń) Administrator nie dokonywał na danych żadnych operacji, a jedynie je przechowywał;

  1. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

  2. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec Pani/Pana żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Pani/Pana sytuację.

  3. Profilowanie danych osobowych polega na przetwarzaniu Pani/Pana danych (również w sposób zautomatyzowany), poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o Pani/Panu, w szczególności do analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań.

  1. podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy z Administratorem. Jest Pani/Pan zobowiązana do ich podania a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości świadczenia usług przez Administratora.

  2. Osobą kontaktową w sprawach ochrony danych osobowych w Farmacja.net Sp. z o. o. jest Inspektor Ochrony Danych dostępny pod adresem e-mail: iod@farmacja.net.

Instalowanie cookies itp. na Twoich urządzeniach i dostęp do tych plików.

Na naszych stronach internetowych używamy technologii, takich jak pliki cookie i podobne służących do zbierania i przetwarzania danych eksploatacyjnych w celu personalizowania udostępnianych treści i reklam oraza analizowania ruchu na naszych stronach. Te pliki cookie pomagają poprawić jakość treści reklamowych na stronach. Dzięki tym technologiom możemy zapiewnić Ci lepszą obsługę poprzez serwowanie reklam lepiej dopasowanych do Twoich preferencji.

Nasi zaufani partnerzy to:

Facebook Ireland Limited – prowadzenie kampani remarektingowych i mierzenie ich efektywności – Irlandia (EOG)

Google Ireland Limited (Google Adwords, DoubleClick Ad Exchange, DoubleClick for Publishers Small Business) – zarządzanie kampaniami reklamowymi, ich analiza i pomiary ruchu na stronach Serwisu – Irlandia (EOG)

Google Incorporated (Google Analytics, Google Cloud Platform, GSuit, Google Optimize, Google Tag Manager, Google Data Studio) – obsługa kampanii reklamowych, analizowanie ruchu na stronach Serwisu i obsługa poczty firmowej, analiza sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika – USA (poza EOG)

Comvision sp. z o. o. – wysyłanie informacji marketingowych dotyczących Serwisu – Polska (EOG)

Oświadczenie

Dostęp do zawartości serwisu farmacja.pl jest możliwy dla osób uprawnionych do wystawiania recept lub osób prowadzących obrót produktami leczniczymi.

Ustawienia zaawansowane Wstecz