REKLAMA
Autor: Redakcja AptekaSzpitalna pl Opublikowano: 23 października 2018

Tytuł: Rola farmaceutów szpitalnych w postępowaniach przetargowych cz. 5

Artykuł pochodzi z serwisu
Farmaceuci szpitalni pełnią określone funkcje na wielu etapach procesu postępowania przetargowego. To oznacza, że ich rola bardzo często nie kończy się na wymienionych wcześniej czynnościach związanych z przygotowaniem postępowania przetargowego. Wręcz przeciwnie, często jest to jedynie wstęp do dalszego udziału farmaceutów w kolejnych etapach procedury przetargowej.

Zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych, gdy wartość przeprowadzanego postępowania przetargowego przekracza tzw. progi unijne (określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8), kierownik zamawiającego jest zobowiązany do powołania komisji przetargowej. W praktyce oznacza to po prostu, że dyrektor/osoba zarządzająca szpitalem powołuje zespół osób, które będą pełniły funkcję pomocniczą i doradczą w zakresie opracowania wyników i rozstrzygnięcia postępowania przetargowego. W dużym uproszczeniu można więc podsumować, że powołana komisja będzie musiała dokonać przede wszystkim oceny ofert, które wpłynęły w trakcie trwania postępowania przetargowego oraz sprawdzenia kompletności i zgodności złożonych dokumentów. Do udziału w pracach komisji przetargowej bardzo często zaprasza się farmaceutów szpitalnych, ale także przedstawicieli innych zawodów medycznych. Zgodnie z Ustawą komisja przetargowa musi składać się z co najmniej trzech osób, z których w praktyce jedna pełni funkcję przewodniczącego/przewodniczącej, a pozostałe osoby funkcje członków. Zdarza się również, że wśród członków jedna z osób pełni np. funkcję sekretarza. Warto zaznaczyć, że sposób i tryb pracy komisji przetargowej jest indywidualny dla każdego szpitala, a dokumentem, który szczegółowo określa zakres obowiązków wszystkich osób w komisji przetargowej jest regulamin pracy komisji przetargowej. Tym samym zakres czynności delegowanych farmaceutom w komisjach przetargowych w różnych szpitalach może się różnić nawet jeśli pełnią oni tę samą funkcję. Rola przydzielona farmaceucie wraz z zakresem obowiązków wynikającym z regulaminu pracy komisji przetargowej, definiują także zakres jego odpowiedzialności w postępowaniu przetargowym.

Główne zadania farmaceuty szpitalnego w pracach komisji przetargowej

Przed upływem terminu składania ofert wykonawcy zainteresowani przygotowaniem i złożeniem oferty w trwającym postępowaniu przetargowym mogą skierować do zamawiającego szereg pytań. Pytania te mogą dotyczyć kwestii proceduralnych, organizacyjnych, prawnych, zapisów w umowie i SIWZ, ale także opisu przedmiotu zamówienia. Farmaceuci szpitalni, którzy niejednokrotnie zaangażowani są w przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, uczestniczą więc w przygotowaniu i udzieleniu odpowiedzi dla wykonawców w tym obszarze. Pytania zadawane przez wykonawców mogą być bardzo szczegółowe lub mogą dotyczyć kwestii związanych z użytkowaniem produktów leczniczych i wyrobów medycznych. W związku z tym farmaceuci przygotowują odpowiedzi samodzielnie lub zapraszają do współpracy przedstawicieli np. z grona lekarskiego lub pielęgniarskiego. Udzielanie odpowiedzi na pytania zadane przez wykonawców odbywa się najczęściej podczas jednego z wielu przeprowadzonych posiedzeń komisji przetargowej. W trakcie takich spotkań wszyscy zaangażowani w pracę komisji przetargowej wykorzystując wiedzę wynikającą z wykształcenia, posiadanego doświadczenia i w oparciu o obowiązujące prawo przygotowują odpowiedzi, które następnie są publikowane do wiadomości wszystkich zainteresowanych.

W momencie, gdy termin składania ofert upłynął i został zakończony przeprowadzeniem oficjalnego otwarcia ofert, wówczas zamawiający może przejść do etapu ich sprawdzenia. Sprawdzenie oferty jest procesem bardzo złożonym. Dlatego ważne jest, żeby skład komisji przetargowej powoływanej w szpitalu był na tyle różnorodny, aby możliwa była poprawna weryfikacja ofert zarówno pod względem kompletności złożonych dokumentów, jak i ich poprawności i zgodności z SIWZ oraz opisem przedmiotu zamówienia. W zakresie formalno – prawnym oceny ofert dokonują najczęściej członkowie komisji przetargowej, którzy reprezentują zespół prawny szpitala, działy administracji, finansowe, zakupów lub zamówień publicznych. Zgodność oferty z opisem przedmiotu zamówienia oraz udzielonymi wcześniej odpowiedziami potwierdzają natomiast członkowie komisji przetargowej, którzy są merytorycznie przygotowani do weryfikacji ofert w tym zakresie. Najczęściej właśnie tym etapem sprawdzenia ofert zajmują się farmaceuci szpitalni, czasem przy wsparciu innych osób należących do personelu medycznego szpitala, które zostały powołane do komisji przetargowej. Podsumowując: na tym etapie farmaceuci muszą stwierdzić, czy zaoferowany produkt leczniczy lub wyrób medyczny jest zgodny z opisem przedmiotu zamówienia i odpowiedziami, które zostały udzielone w toku trwania postępowania. W pierwszej kolejności dokonuje się identyfikacji zaoferowanego produktu, a następnie porównania jego charakterystyki, parametrów, specyfikacji z informacjami, które zostały umieszczone w treści opisu przedmiotu zamówienia. W identyfikacji produktów leczniczych pomocne okazuje się np. umieszczanie w formularzach ofertowych miejsca dla kodów EAN, które jest uzupełniane przez wykonawców zgodnie z zaoferowanymi produktami. W trakcie analizy oferty taka informacja pozwala na pełną identyfikację zaoferowanego produktu i nie pozostawia wątpliwości co do dawki, postaci czy wielkości zaoferowanego opakowania. W przypadku sprawdzania ofert dotyczących wyrobów medycznych szczególnie przydatne mogą okazać się katalogi produktów i broszury dołączone do złożonej oferty. Umieszczenie w formularzu ofertowym np. numeru referencyjnego lub katalogowego dla wyrobów medycznych wraz z dołączonymi katalogami pozwala na sprawną identyfikację zaoferowanego asortymentu. W odniesieniu np. do produktów leczniczych mogą zdarzyć się sytuacje, gdy wykonawcy omyłkowo oferują produkty w innej dawce, postaci, o innej trwałości, drodze podania lub wskazaniach wymaganych w opisie. Takie oferty w zakresie konkretnego zadania muszą zostać wówczas odrzucone przez komisję przetargową. To pokazuje, że prawidłowe sprawdzenie ofert jest punktem bardzo krytycznym i ma bezpośredni wpływ na rozstrzygnięcie i wyniki postępowania przetargowego. Warto zatem podkreślić, że niezależnie od funkcji pełnionej w komisji przetargowej, proces sprawdzenia ofert wymaga dużej koncentracji i staranności ze strony osób w niego zaangażowanych.

REKLAMA

Inne obowiązki farmaceutów szpitalnych w komisjach przetargowych

Tak jak już zostało to wspomniane wyżej, farmaceuci szpitalni w ramach pracy komisji przetargowej w zależności od szpitala mogą zostać także zobowiązani do wykonywania jeszcze wielu innych obowiązków takich jak m.in.: oficjalna komunikacja i wymiana korespondencji z wykonawcami, akceptacja przesłanych wyjaśnień i uzupełnianych dokumentów, decydowanie o terminie złożenia wyjaśnień, ustalanie harmonogramu posiedzeń komisji i aktywne uczestnictwo w spotkaniach komisji. Farmaceuci, którzy rozpoczynają swoją pracę w komisji przetargowej powinni jednak zapoznać się z aktualnym regulaminem pracy komisji obowiązującym w jednostce, w której pracują. Ze względu na fakt, że praca w komisji przetargowej jest wielopłaszczyznowa i dotyczy bardzo różnych obszarów, farmaceuci powinni ocenić czy czynności powierzone im do wykonania są adekwatne do posiadanych przez nich umiejętności. To pozwoli na podjęcie działań, które mają na celu uniknięcie sytuacji, w której przydzielony zakres obowiązków i odpowiedzialności mógłby wykraczać poza obszar posiadanej przez nich wiedzy, wykształcenia, doświadczenia i kompetencji. Praca w zespole komisji przetargowej jest zadaniem odpowiedzialnym, a kompetencje poszczególnych członków komisji powinny się wzajemnie uzupełniać, pozwalając na realny i efektywny podział pracy między nimi.

REKLAMA

Bez względu jednak na pełnioną funkcję należy pamiętać, że wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie mogą jednocześnie należeć do grona wykonawców składających oferty, ani nawet pozostawać w relacji z nimi. Szczegółowe kryteria dotyczące wykluczenia z udziału w postępowaniu określono w art. 17 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapoznanie się z treścią tego artykułu pozwoli w pełni transparentnie wykonywać wszelkie czynności związane z postępowaniem przetargowym przy jednoczesnym przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawa.

Wszystkie powyższe informacje podkreślają jak bardzo ważną funkcję w postępowaniach przetargowych mogą pełnić farmaceuci. Jednocześnie też udział w pracy komisji przetargowej wymaga od nich bardzo dużej uwagi i ostrożności. Muszą oni bowiem umiejętnie łączyć posiadaną wiedzę merytoryczną wynikającą z wykształcenia z postępowaniem opartym na zapisach Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. To wymaga od nich dużego zaangażowania, samokształcenia i doświadczenia w tym obszarze. W obliczu tak wielu zadań jakie stawiane są obecnie aptekom szpitalnym i działom farmacji szpitalnej trzeba zwrócić uwagę, że udział w postępowaniach przetargowych jest często zajęciem pochłaniającym znaczną ilość czasu, który farmaceuci mogliby wykorzystać np. na sprawowanie opieki farmaceutycznej lub wprowadzanie usług z zakresu farmacji klinicznej. Bez wątpienia ich wiedza jest bardzo potrzebna, a w niektórych sytuacjach wręcz niezbędna do prawidłowego przeprowadzenia procesu przetargowego. Należy jednak podkreślić, że zakres czynności wykonywanych przez farmaceutów w postępowaniach przetargowych powinien umożliwić im także realizację innych zadań, które podnoszą jakość opieki zdrowotnej nad pacjentem.

Bibliografia:

https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/prawo-zamowien-publicznych-regulacje/prawo-krajowe/ustawa-pzp

https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/archiwalne/wzor-regulaminu-pracy-komisji-przetargowej

https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/interpretacja-przepisow/opinie-archiwalne/skladanie-oswiadczen-o-braku-lub-istnieniu-okolicznosci,-o-ktorych-mowa-w-art.-17-ust.-1-ustawy-pzp,-przez-osoby-wykonujace-czynnosci-w-postepowaniu-o-udzielenie-zamowienia-publicznego

 

 

Artykuł pochodzi z serwisu
REKLAMA
REKLAMA

Udostępnij tekst w mediach społecznościowych